Assunzione dipendenti

Le richieste di assunzione si fanno nell'area riservata del Portale Clienti: lì la pratica si prepara, si firma e ci arriva, senza moduli da compilare sul sito né documenti da spedire per email.

Per entrare bastano due passaggi:

1. scrivi il codice fiscale del titolare della ditta individuale o della società;
2. inserisci il codice di sei cifre, valido una sola volta, che ti arriva per SMS o per email (al titolare o al legale rappresentante).

Nel menu del Portale Clienti apri «Paghe» e scegli «+ Nuova assunzione»: ti guida un modulo in sette passaggi, che puoi salvare in bozza e riprendere quando vuoi. Dal modulo carichi i documenti, imposti la scelta sul TFR, fai firmare la modulistica con la FESR e ci invii la richiesta.

Chiusa la pratica, i documenti dell'assunzione ti arrivano per email e restano nel Portale Clienti: è lì che va ricaricata la copia del contratto di assunzione firmato.

Il modulo, un passaggio alla volta

I passaggi sono numerati e, prima di lasciarti firmare, il Portale ti segnala che cosa manca.

1. Il lavoratore. Basta il codice fiscale perché il Portale ricavi data e luogo di nascita e, se la persona ha già lavorato per l'azienda, riproponga i dati che conosce. Si aggiungono residenza, un recapito — cellulare o email, almeno uno: serve a mandargli la firma — e il documento d'identità; per chi non è cittadino dell'Unione europea, il permesso di soggiorno.
2. Le sue dichiarazioni. Studi, esperienze e qualifica, contributi già versati, precedenti rapporti a tempo indeterminato, iscrizione a un sindacato. Sono dichiarazioni sostitutive (art. 46 e art. 47 D.P.R. 445/2000) e chi dichiara il falso «è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia» (art. 76).
3. I familiari a carico. Coniuge e figli, con il codice fiscale e la percentuale di detrazione: 100%, oppure 50% se la detrazione è divisa con l'altro genitore.
4. Il rapporto di lavoro. Contratto collettivo, data di inizio — con almeno due giorni lavorativi di anticipo — eventuale termine, livello con la retribuzione tabellare, mansione, reparto, orario giorno per giorno, agevolazioni.
5. Il TFR. Due domande — è la prima assunzione? ha già un fondo pensione? — e la scelta, che il lavoratore conferma o cambia quando firma. Chi ha già un fondo non può riportare il TFR in azienda: lo spieghiamo in TFR e fondo pensione.
6. I documenti. Un riquadro per ciascuno. Documento d'identità e codice fiscale sono obbligatori: senza, la comunicazione al Centro per l'Impiego non si può trasmettere. PDF, immagini o Word, fino a 15 MB.
7. Firma e invio. Il documento è unico e lo firmano in due, datore di lavoro e lavoratore: insieme, oppure ciascuno quando può, con un collegamento che gli arriva sul telefono. Fino all'invio resta una bozza.

Perché un Portale Clienti

In una pratica di assunzione ci sono i dati personali del lavoratore — documento d'identità, codice fiscale, residenza, a volte il permesso di soggiorno e i familiari a carico — e la sua scelta sul TFR. Chi li tratta deve adottare misure tecniche e organizzative che garantiscano «un livello di sicurezza adeguato al rischio» (Reg. (UE) 2016/679, art. 32).

Per questo i dati non viaggiano più su moduli di servizi esterni o in allegato a un'email: restano nel Portale, dove ognuno entra con le proprie credenziali e i documenti stanno nel fascicolo di ciascun dipendente. Anche lo scambio di documenti si semplifica: quello che carichi arriva già al suo posto, e quello che prepariamo noi — contratti, comunicazioni, buste paga — lo ritrovi nella stessa area.

Come si firma: la FESR

Si firma nel Portale con la Firma Elettronica Semplice Rafforzata, in cinque tappe: si legge il documento, si accettano le condizioni, si chiede il codice, lo si inserisce, si appone la firma.

Ogni firmatario riceve il suo codice di sei cifre, valido dieci minuti, per SMS e per email nello stesso momento: è lo stesso codice, vale quello che arriva per primo.

Di ogni firma il Portale conserva l'impronta SHA-256 del documento, data, ora e indirizzo IP, gli estremi del documento d'identità del firmatario e la sequenza dei passaggi. Il PDF si chiude con un rapporto di firma per ciascun firmatario e, a firme complete, con un sigillo elettronico che rende evidente qualunque modifica successiva.

Dopo l'invio

Quando invii la richiesta ricevi per email l'autocertificazione con l'elenco degli allegati. Prendiamo in carico la pratica e la lavoriamo entro due giorni lavorativi; se manca qualcosa, ti ricontattiamo.

• Comunicazione obbligatoria. Va trasmessa «entro il giorno antecedente a quello di instaurazione» del rapporto (D.L. 510/1996, conv. L. 608/1996, art. 9-bis, comma 2): per questo ti chiediamo due giorni lavorativi di anticipo.
• Informazioni al lavoratore. Gli si consegna il contratto scritto o la copia della comunicazione di assunzione «all'atto dell'instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell'inizio dell'attività lavorativa»; ciò che manca va dato per iscritto entro sette giorni, alcune informazioni entro un mese (D.Lgs. 152/1997, art. 1, commi 2 e 3).
• Fascicolo. Autocertificazione firmata, comunicazione e contratto restano nel fascicolo del dipendente, con livello, orario, scadenza del termine e periodo di prova.

Mentre il rapporto prosegue

Cessazioni, cambi d'orario o di livello, infortuni, malattie e maternità ce li comunichi dalla stessa area, con «+ Nuova Modifica». Dei contratti a termine vedi la scadenza e puoi chiedere la proroga; se l'attività si ferma, da lì parte anche la richiesta di cassa integrazione.

I dipendenti hanno il loro accesso

Ogni lavoratore delle aziende che seguiamo può avere un accesso personale, separato da quello del datore di lavoro, dove trova le sue buste paga e le sue Certificazioni Uniche, anche degli anni passati. La CU va consegnata «entro il 16 marzo dell'anno successivo a quello in cui le somme e i valori sono stati corrisposti» o, se il rapporto si interrompe, entro dodici giorni dalla richiesta (D.P.R. 322/1998, art. 4, comma 6-quater): nell'area riservata il lavoratore la trova senza doverla chiedere.

Domande frequenti

Riferimenti normativi

Le norme sono citate nel testo in vigore al 05/10/2026, letto sulla banca dati della Documentazione Economica e Finanziaria del Dipartimento delle Finanze (def.finanze.it), su Normattiva per le norme del lavoro e il codice civile, su EUR-Lex per gli atti dell'Unione europea; le parole fra virgolette sono riportate alla lettera. La pagina descrive la regola generale: per il tuo caso contattaci.

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